Art. 4 EU AI Act: Die KI-Schulungspflicht verständlich erklärt
Seit dem 2. Februar 2025 müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Das steht in Art. 4 der europäischen KI-Verordnung, der am 27. Juli 2026 durch den Digital Omnibus neu gefasst wurde, und gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hier lesen Sie, wen die Pflicht betrifft, was sie nach der Neufassung konkret verlangt und wie Sie sie mit vertretbarem Aufwand erfüllen.
Was Art. 4 der KI-Verordnung verlangt
Die KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689, oft „EU AI Act" genannt) ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird seitdem stufenweise anwendbar. Art. 4 der Verordnung gilt seit dem 2. Februar 2025. Seine heutige Fassung stammt aus der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, die am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist.
Danach ergreifen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen „Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, zu unterstützen". Ausdrücklich klargestellt ist, dass diese Verpflichtung Anbieter oder Betreiber nicht dazu zwingt, „für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren". Vorher war von „nach besten Kräften sicherstellen" und einem „ausreichenden Maß an KI-Kompetenz" die Rede. Aus einer Pflicht zum Ergebnis ist damit eine Pflicht zum Bemühen geworden.
Übersetzt heißt das: Wer KI im Unternehmen einsetzt, muss die Menschen, die damit arbeiten, in die Lage versetzen zu verstehen, was diese Werkzeuge können, wo ihre Grenzen liegen und welche Risiken beim Einsatz entstehen. Dabei sind laut Verordnung die technischen Kenntnisse, die Erfahrung und die Ausbildung der Beschäftigten ebenso zu berücksichtigen wie der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden. Nichts zu tun ist weiterhin keine Option: Der Gesetzgeber hat den Maßstab gesenkt, nicht die Pflicht abgeschafft.
Wen die Schulungspflicht betrifft und wen nicht
Die Pflicht gilt für Anbieter (Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen auf den Markt bringen) und Betreiber (Unternehmen, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich verwenden). Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ist die zweite Kategorie entscheidend: Betreiber ist ein Unternehmen bereits dann, wenn Beschäftigte KI-Werkzeuge wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder KI-Funktionen in Standardsoftware beruflich nutzen. Diese und weitere Begriffe der KI-Verordnung erklären wir kurz in unserem Glossar.
Betroffen
Die Verwaltung formuliert Angebote und E-Mails mit ChatGPT vor
Betroffen
Die Kanzlei lässt Schriftsätze oder Recherchen von KI zusammenfassen
Betroffen
Das Büro nutzt KI-Funktionen in Microsoft 365, DATEV oder der Branchensoftware
Nicht betroffen
Im Betrieb wird KI weder eingesetzt noch ist der Einsatz geplant
Die wichtigsten Fristen im Überblick
1. August 2024
Die KI-Verordnung tritt in Kraft. Die einzelnen Pflichten werden von hier an stufenweise anwendbar.
2. Februar 2025
Die KI-Kompetenz-Pflicht nach Art. 4 gilt, ebenso wie die Verbote bestimmter KI-Praktiken nach Art. 5. Seit diesem Tag müssen Unternehmen, die KI einsetzen, die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern.
27. Juli 2026
Der Digital Omnibus tritt in Kraft. Art. 4 wird neu gefasst, ein bestimmtes Kompetenzniveau muss seitdem nicht mehr garantiert werden. Gleichzeitig werden die Pflichten für Hochrisiko-KI nach hinten verschoben.
2. August 2026
Die Transparenzpflichten nach Art. 50 gelten: KI-generierte Inhalte und Chatbots müssen gekennzeichnet werden. Für generative KI-Systeme, die schon vorher auf dem Markt waren, greift die technische Markierungspflicht erst ab dem 2. Dezember 2026.
2. Dezember 2027
Erst dann gelten die Pflichten für Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III, für KI in regulierten Produkten nach Anhang I sogar erst ab dem 2. August 2028. Für typische KMU-Anwendungen spielt das in aller Regel keine Rolle.
Heute
Beide für KMU wichtigsten Pflichten, KI-Kompetenz (Art. 4) und Transparenz (Art. 50), sind bereits geltendes Recht. Wer noch nicht geschult hat, holt das am besten zeitnah und dokumentiert nach.
Was heißt „Förderung der KI-Kompetenz" konkret?
Die Verordnung schreibt bewusst kein bestimmtes Zertifikat, keine Mindeststundenzahl und keinen festen Lehrplan vor, seit der Neufassung auch kein bestimmtes Kompetenzniveau. Angemessen ist, was zum tatsächlichen KI-Einsatz im Unternehmen passt: Ein Team, das gelegentlich Texte mit einem Chatbot vorformuliert, braucht andere Inhalte als eines, das KI in Kernprozesse wie Kalkulation, Qualitätssicherung oder Mandantenkommunikation einbindet.
In der Praxis haben sich drei Bausteine bewährt: erstens ein gemeinsames Grundverständnis, was KI-Systeme leisten und wo sie systematisch Fehler machen (etwa erfundene Fakten, veraltetes Wissen, Verzerrungen); zweitens klare Regeln für den Umgang mit sensiblen Daten, denn vieles, was Beschäftigte in öffentliche KI-Dienste eingeben, verlässt das Unternehmen; drittens praktische Übungen an genau den Werkzeugen, die im Betrieb tatsächlich genutzt werden. Eine Schulung, die an den echten Arbeitsabläufen vorbeigeht, erfüllt zwar formal eine Pflicht, bringt dem Betrieb aber wenig.
Drohen Bußgelder, wenn wir nicht schulen?
Ehrliche Antwort: Für einen Verstoß gegen Art. 4 selbst sieht die Verordnung kein eigenes Bußgeld vor. Das macht die Pflicht aber nicht folgenlos. Kommt es zu einem Vorfall, etwa einer Datenpanne, weil Beschäftigte vertrauliche Informationen in einen öffentlichen KI-Dienst eingegeben haben, oder einem Schaden durch ungeprüft übernommene KI-Ergebnisse, dann stellt sich sofort die Frage, ob das Unternehmen seine Leute angemessen vorbereitet hat. Fehlende Schulung kann dann haftungs- und aufsichtsrelevant werden. Daran hat der Digital Omnibus nichts geändert.
Anders bei den Transparenzpflichten nach Art. 50, die seit dem 2. August 2026 gelten: Für Verstöße, etwa die fehlende Kennzeichnung von KI-generierten Inhalten oder Chatbots, sieht Art. 99 der Verordnung Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. Für generative KI-Systeme, die bereits vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, müssen Anbieter die technische Markierung nach Art. 50 Abs. 2 erst ab dem 2. Dezember 2026 umsetzen. Viele dieser Verstöße entstehen nicht aus Absicht, sondern aus Unwissen. Genau hier zahlt sich geschultes Personal doppelt aus.
In vier Schritten zur erfüllten Schulungspflicht
Bestandsaufnahme
Erfassen Sie, welche KI-Werkzeuge in Ihrem Betrieb tatsächlich genutzt werden, auch die inoffiziellen. In vielen Unternehmen nutzen Beschäftigte längst KI, ohne dass die Geschäftsführung davon weiß.
Bedarf bestimmen
Leiten Sie aus dem tatsächlichen Einsatz ab, wer welche Inhalte braucht: Grundlagen für alle, vertiefte Inhalte für Teams, die KI intensiv oder mit sensiblen Daten nutzen.
Schulung durchführen
Schulen Sie praxisnah an den eigenen Werkzeugen und Abläufen, vor Ort oder online. Ein halber Tag reicht als Basis für die meisten KMU-Teams.
Dokumentieren
Halten Sie Teilnehmende, Datum und Inhalte schriftlich fest und wiederholen Sie die Schulung, wenn sich der KI-Einsatz im Betrieb wesentlich ändert oder neue Beschäftigte dazukommen.
Schulungspflicht offen? Wir nehmen sie Ihnen ab.
Wir schulen Ihr Team praxisnah an den Werkzeugen, die Sie wirklich nutzen, vor Ort in Essen und im Ruhrgebiet oder deutschlandweit online. Inklusive der Dokumentation, mit der Sie die Erfüllung der Pflicht jederzeit nachweisen können. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in etwa 20 Minuten, was für Ihren Betrieb sinnvoll ist.
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